Zapytanie ofertowe nr 01/04/2021 z dnia 19.04.2021

W związku z realizacją projektu „Strażnicy dostępności” w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego, nr projektu: POWR.02.16.00-00-0112/20-00,(dalej „Projekt”) przez Polskie Forum Osób z Niepełnosprawnościami z siedzibą w Warszawie w partnerstwie z Polskim Związkiem Głuchych z siedzibą w Warszawie, Polskie Forum Osób z Niepełnosprawnościami z siedzibą w Warszawie zaprasza do przedstawienia ofert na świadczenie usług Eksperta ds. metodyki szkolenia pn.  ,,Proces legislacyjny, w tym konsultacje społeczne”.

1. Zamawiający:

Polskie Forum Osób z Niepełnosprawnościami z siedzibą w Warszawie,

ul. Białostockiej 4 lok. 2, 03-741 Warszawa,

KRS: 0000161135 (Sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie),

REGON: 015513370,

NIP: 5252271155.

1. Tryb zamówienia:
2. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w oparciu o zasadę konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju, z dn. 22.08.2019 r.
3. Postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
4. Niniejsze zapytanie jest dostępne w biurze Zamawiającego w Warszawie przy ul. Białostockiej 4 lok. 2, na stronie internetowej Zamawiającego www.pfon.org , jak również w Bazie Konkurencyjności: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/.
5. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.
6. Postępowanie dotyczy realizacji projektu „Strażnicy dostępności” realizowanego przez Polski Związek Głuchych pełniący rolę Lidera Projektu oraz Polskie Forum Osób z Niepełnosprawnościami pełniące rolę Partnera Projektu, nr projektu POWR.02.16.00-00-0112/20-00; Oś Priorytetowa II. Efektywne polityki publiczne dla rynku pracy, gospodarki i edukacji, działanie 2.16 Usprawnienie procesu stanowienia prawa.

1. Wspólny Słownik Zamówień (CPV):

Nazwy i kody ze Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych dla postępowania:

80521000-2 Usługi opracowywania programów szkoleniowych

1. Przedmiot zamówienia i jego opis:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług Eksperta ds. metodyki szkolenia pn.  ,,Proces legislacyjny, w tym konsultacje społeczne” dla uczestników projektu ,,Strażnicy dostępności”.

Celem głównym projektu jest wzmocnienie potencjału instytucjonalnego oraz eksperckiego 12 organizacji pozarządowych działających na rzecz osób z niepełnosprawnościami do prowadzenia monitoringu w zakresie tworzenia i stosowania przepisów prawa regulującego obowiązki związane ze stosowaniem zasad dostępności. W projekcie zaplanowano wsparcie szkoleniowe z zakresu:

1. Proces legislacyjny, w tym konsultacje społeczne – 2 dni, tj. 16 godzin dydaktycznych (45 min.)
2. Zapewnienie równości szans i dostępności dla osób ze szczególnymi potrzebami – 2 dni, tj. 16 godzin dydaktycznych (45 min.)
3. Metodologia monitoringu tworzenia i stosowania przepisów prawa regulującego obowiązki związane ze stosowaniem zasad dostępności –  1 dzień, tj. 8 godzin dydaktycznych (45 min.)

Uczestnikami projektu jest 36 pracowników / wolontariuszy z 12 organizacji pozarządowych działających na rzecz osób z niepełnosprawnościami.

Szczegółowy opis przedmiotu niniejszego zamówienia:

1. Opracowanie szczegółowego zakresu szkolenia na podstawie ramowego programu, który zawarty jest w załączniku nr 2.
2. Opracowanie materiałów szkoleniowych dla uczestników.
3. Opracowanie materiałów metodycznych i instrukcji dla trenera szkolenia.
4. Udział w spotkaniu konsultacyjnym z zespołem merytorycznym projektu i pozostałymi ekspertami przygotowującymi materiały szkoleniowe.

Zamawiający szacuje zaangażowanie czasowe na poziomie 24 godzin zegarowych (tj. 60 min.)

• Miejsce i termin realizacji przedmiotu postępowania

Termin wykonania usługi: 28 kwietnia 2021 r. –  10 maja 2021 r.

Termin związania ofertą wynosi  30 dni od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

Miejscem realizacji zamówienia jest Warszawa.

• Warunki udziału w postępowaniu wraz z dokumentami wymaganymi w celu potwierdzenia spełnienia warunków:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

1. Posiadają wiedzę niezbędną do prawidłowego wykonywania przedmiotu zamówienia – wykształcenie wyższe prawnicze (kserokopia dokumentów)
2. Posiadają doświadczenie niezbędne do prawidłowego wykonywania przedmiotu zamówienia – Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca jest w stanie wykazać, iż:
3. przeprowadził należycie w okresie ostatnich trzech lat, a w przypadku gdy okres działalności Wykonawcy jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 200 godzin szkoleniowych w roli trenera z zakresu którym objęte jest niniejsze zapytanie. Wykonawca przedstawi wykaz według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 wraz z referencjami. Referencje powinny być podpisane przez osobę wystawiającą
4. w okresie ostatnich trzech lat, a w przypadku gdy okres działalności Wykonawcy jest krótszy – w tym okresie opracował, co najmniej dwa materiały szkoleniowe z zakresu którym objęte jest niniejsze zapytanie. Wykonawca przedstawi wykaz według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 wraz z referencjami. Referencje powinny być podpisane przez osobę wystawiającą
5. Posiada doświadczenie w bezpośredniej współpracy z osobami z niepełnosprawnościami – weryfikacja na podstawie złożonego Oświadczenia (Załącznik nr 1)
6. Znajdują się w stabilnej sytuacji ekonomicznej i finansowej gwarantującej wykonanie przedmiotowego zamówienia – weryfikacja na podstawie złożonego Oświadczenia (Załącznik nr 1),
7. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności w zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia – Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie,
8. nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo– weryfikacja na podstawie złożonego Oświadczenia (Załącznik nr 4).

• Zakres wykluczenia wykonawców z postępowania:

Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, tj. przez powiązanie osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z  przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Złożenie przez Oferentów nieprawdziwych informacji mających wpływ lub mogących mieć wpływ na wynik niniejszego postepowania stanowi podstawę do odrzucenia oferty.

• Sposób przygotowania i składania ofert
• Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.
• Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, powinna zawierać datę sporządzenia oraz czytelny podpis Oferenta.
• Cena w ofercie musi być podana w walucie polskiej, wyrażonej w wartości brutto.
• Odpowiedzi na zapytanie ofertowe powinny zostać złożone na załączonym formularzu ofertowym (Załącznik nr 1).
• Oferta powinna zawierać:
• Formularz ofertowy – załącznik nr 1,
• Wykaz usług – załącznik nr 3,
• Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym – załącznik nr 4,
• Obowiązek informacyjny w zakresie ochrony danych osobowych – załącznik nr 5,
• Kopie wymaganych dokumentów
• Ofertę i załączniki należy złożyć na wzorach udostępnionych przez Zamawiającego.
• Oferty należy składać w następujący sposób:
• elektronicznie, wysyłając skan kompletnej i podpisanej oferty wraz z załącznikami na adres: biuro@pfon.org. W temacie wiadomości należy wpisać: „Odpowiedź na zapytanie ofertowe nr 01/04/2021 z dnia 19.04.2021”. Zalecane formaty plików PDF lub JPG.  Załączniki ze skanami dokumentów nie powinny przekraczać rozmiaru 20 MB (w przypadku przekroczenia w/w rozmiaru zaleca się podzielenie załączników i przesłanie ich w osobnych plikach, z zastrzeżeniem iż wszystkie muszą nadejść w terminie przyjmowania ofert).
• Wszystkie dokumenty złożone przez Wykonawcę w niniejszym postępowaniu będą dokumentami ostatecznymi. Zamawiający nie dopuszcza możliwości uzupełniania dokumentów, jedynie poprawienia oczywistych pomyłek pisarskich i/lub rachunkowych.
• Zamawiający dokona poprawy oczywistej omyłki pisarskiej i/lub pomyłki rachunkowej w treści oferty i powiadomi o tym Wykonawcę przesyłając informację na adres poczty elektronicznej podany w ofercie.
• O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje w ciągu 7 dni od zamknięcia postępowania na stronie: https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl oraz przesyłając informację na podane prze Wykonawców adresy e-mail.
• Termin składania ofert
• Oferty należy składać do 26 kwietnia do godz. 09:00.
• Decydująca jest data wpływu oferty do Zamawiającego.
• Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie składania ofert, nie będą brane pod uwagę przy ocenie ofert.

• Kryteria oceny oferty

W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert spośród Wykonawców spełniających kryteria i niewykluczonych w oparciu o poniższe kryteria:

1. Cena – 60 punktów;
2. Doświadczenie w roli trenera z zakresu którym objęte jest niniejsze zapytanie – 20 punktów;
3. Doświadczenie w opracowaniu materiałów szkoleniowych – 20 punktów.

Maksymalna liczba punktów do zdobycia: 100.

1. Punkty w ramach kryterium ceny przyznaje się według następującego wzoru:

C=C₁/C₂ * 60 pkt

Gdzie:

C – ilość punktów jakie oferta otrzymuje za kryterium ceny

C₁ – cena oferty z najniższą ceną

C₂ – cena oferty badanej,

• Punkty w ramach kryterium „Doświadczenie w roli trenera z zakresu którym objęte jest niniejsze zapytanie” przyznaje się w następujący sposób:

wykazanie 200 godzin szkoleniowych – 0 punktów

wykazanie 201-300 godzin szkoleniowych – 10 punktów

wykazanie powyżej 300 godzin szkoleniowych – 20 punktów

• Punkty w ramach kryterium ,,Doświadczenie w opracowaniu materiałów szkoleniowych” przyznaje się w następujący sposób:

wykazanie 2 materiałów szkoleniowych – 0 punktów

wykazanie 3-6 materiałów szkoleniowych – 10 punktów

wykazanie powyżej 6 materiałów szkoleniowych – 20 punktów

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą wartość punktową.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji zaoferowanej ceny, w przypadku, gdy założone w projekcie środki okażą się niewystarczające. W sytuacji niemożności wynegocjowania stawek odpowiadających stawkom założonym w budżecie projektu Zamawiający zastrzega możliwość odstąpienia od podpisania umowy.

• Wybór najkorzystniejszej oferty
• Wybór oferty nastąpi w trybie określonym w „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” obowiązujących na dzień publikacji zapytania ofertowego.
• Do postępowania dopuszczone zostaną wyłącznie oferty Wykonawców, którzy wykażą spełnianie warunków udziału w postępowaniu. W przypadku, gdy oferta nie będzie spełniać któregokolwiek z wymogów formalnych, zostanie odrzucona.
• Oferta złożona po terminie zostanie odrzucona bez rozpatrzenia (decyduje data wpływu oferty).
• Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty wykonawcy, jeżeli zaproponowana cena jest rażąco niska, w szczególności jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Odrzucenie oferty będzie możliwe po przedstawieniu wyjaśnień przez Wykonawcę.
• Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, który złoży najkorzystniejszą ofertę.

• Unieważnienie postępowania

• Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania, w szczególności jeżeli wystąpią następujące okoliczności:
• Wszystkie oferty, które wpłynęły w danym postępowaniu były wadliwe i nie można usunąć ich wad;
• Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie przedmiotu zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
• Cena najkorzystniejszej oferty, lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający przeznaczył na sfinansowanie zamówienia niniejszego zapytania (w sytuacji kiedy Zamawiający nie jest w stanie zwiększyć kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia).
  1. Zamawiający zastrzega sobie uprawnienie do zamknięcia postępowania w każdym czasie, bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn.
  1. Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z uprawnień wskazanych w/w punktach. W tym zakresie Wykonawcy zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń.

• Sposób porozumiewania się z Zamawiającym
• Wszelkie pytania związane z niniejszym postępowaniem należy kierować na adres e-mail: biuro@pfon.org.

• Warunki podpisania umowy:
• Wykonawca  którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie wezwany do podpisania umowy. Wykonawca jest złożony treścią złożonej oferty przez okres 30 dni od dnia otwarcia ofert.
• W przypadku, gdy wybrany Wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.

• Warunki zamówień uzupełniających:
• Zamawiający przewiduje możliwość udzielania Wykonawcy wyłonionemu w trybie zasady konkurencyjności, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, zamówień uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie zawartej z wykonawcą. Przedmiotem zamówienia uzupełniającego będą usługi podobne do będących przedmiotem zamówienia pierwotnego, tj. usługi informatyczne.
• Zamówienia uzupełniające zostaną udzielone po przeprowadzeniu negocjacji pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym, w ramach których ustalony zostanie w szczególności zakres zamówienia, termin jego realizacji oraz wysokość wynagrodzenia należnego wykonawcy. Zamówienia uzupełniające zostaną udzielona na podstawie odrębnych umów pomiędzy Wykonawcą i Zamawiającym.

• Uwagi końcowe. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy prawo zamówień publicznych. Dane osobowe osób fizycznych w ramach niniejszego postępowania są przetwarzane na zasadach określonych w załączniku nr 5.

Załączniki: